Beste leden, ouders en/of verzorgers

Het kan jullie bijna niet zijn ontgaan dat op 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensberscherming (AVG) van kracht wordt.

Dit heeft uiteraard ook gevolgen voor onze hockeyvereniging aangezien wij persoonsgegevens van onze leden bezitten, verwerken en voor bepaalde doeleinden verschaffen aan andere partijen.

Uiteraard hechten wij veel waarde aan de bescherming van jullie persoonsgegevens en gaan hier zorgvuldig mee om. Hierin verandert niets.

Door de komst van de AVG zijn we echter genoodzaakt het een en ander op papier te zetten in een privacy policy, waarin wordt vermeld welke persoonsgegevens, met welk doel, worden verwerkt en aan andere partijen ter beschikking worden gesteld (denk aan LISA en ClubCollect). Momenteel wordt hieraan de laatste hand gelegd en deze wordt in de loop van de volgende week aan alle leden via LISA ter accordering aangeboden.

Mocht u nu reeds vragen, tips of adviezen hebben, stuur dan een mail naar [email protected].

Het Bestuur

============================================================

Privacy Policy (per 1 nov 2018)

HC Scoop hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HC Scoop houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy policy;

- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HC Scoop zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door HC Scoop verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

- Administratieve doeleinde;

- Communicatie over wedstrijden, toernooien en andere aan onze club  gerelateerde evenementen;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

- De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HC Scoop de volgende persoonsgegevens van u vragen:

- Voornaam;

- Tussenvoegsel;

- Achternaam;

- Telefoonnummer;

- E-mailadres;

- Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door HC Scoop opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: Gedurende de looptijd van het lidmaatschap zal en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door HC Scoop verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

- Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen welke we versturen middels mail.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

- Het inschrijving formulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) gebruikt HC Scoop de volgende persoonsgegevens:

- Voornaam;

- Tussenvoegsel;

- Achternaam;

- E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HC Scoop opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

- Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;

- Het verzorgen van de (financiële) administratie;

- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

HC Scoop bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

- Alle personen die namens HC Scoop van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn

gehouden aan geheimhouding daarvan.

- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten omdat;

• Wij volledig werken in een cloud-omgeving welke onze gegeven binnen de EU opslaat

• Onze ledenadministratie geheel in sportlink (online portal) wordt beheerd.

- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

HC Scoop

Eggerweg 6

6135 LG Sittard

046-4517178 (telefonisch alleen bereikbaar tijdens wedstrijddagen en evenementen)

Postbus (postadres)

Postbus 5376

6130 PJ Sittard

E-mail: [email protected]